Comment organiser un déplacement professionnel ?

Comment organiser un déplacement professionnel ?

Un voyage professionnel, importe son motif, se doit être organisé à la perfection pour la gestion optimale du budget sociétaire et pour atteindre les objectifs qui le sous-tendent. Généralement, on pense contrôler la situation, mais un imprévu change très vite la cadence. Alors, pour vous accompagner dans cette foulée, nous vous dévoilons les secrets d’un déplacement professionnel réussit.

Etablir un briefe de votre déplacement professionnel


Alors, c’est décidé. Vous devez partir. C’est en effet, le moment de repenser votre voyage.

  • Pourquoi partez-vous ?
  • Où allez-vous ?
  • Quand partez-vous ?

Les réponses à ces trois questions sont les jargons pour débuter votre planning de voyage.

Dans le premier cas, il ne s’agit pas de donner qu’un titre à votre déplacement, mais de définir chaque tâche pour lesquelles vous êtes délégué. Il peut s’agir de rencontrer des hommes d’affaires, de signer des contrats et d’inspecter à l’occasion les lieux pour d’éventuelles opportunités. A un niveau simple, les pourquoi de votre voyage professionnel doivent être clairs, spécifiques et précis.

Ensuite, concernant le lieu où vous vous rendez, les aléas climatiques sont les premières informations que vous devez rechercher. Qu’il s’agisse d’une ville ou d’une campagne, la culture des lieux peut également vous indiqué comment faire vos valises.

En dernier, la date de votre départ vous permet d’assurer vos arrières. Peut-être devez-vous désigner un intérimaire à votre poste ou préparer la famille à votre absence. Dans l’un ou l’autre des cas, pensez à ceux que vous laissez, compte tenu de la durée de votre séjour.

Juste après ce petit briefing du cadre de votre voyage professionnel, c’est le moment de penser à comment vous y rendre.

Réserver le transport et évaluer le coût de vos déplacements

A la connaissance de la destination, il est plus facile de déterminer le moyen de s’y rendre. A ce niveau, essayez dans un premier temps de comparer les tarifs selon que vous voyagez en avion, en voiture ou en train. Dans le cas idéal, un voyage en groupe peut vous faire gagner une réduction auprès de la compagnie.

En fait, l’idée est réserver une place en avance afin d’être sûr d’arriver sur place à bonne date. Par ailleurs, les réservations sont plus rapides lorsque votre structure dispose déjà d’un partenariat avec une agence voyage. Un simple mail ou un appel suffira largement pour avoir la meilleure place au meilleur prix.

Bon à savoir : Certaines destinations imposent de disposer d’un visa. Il est souhaitable de vous en assurer avant même de réserver votre vol.

Etablir une feuille de route de voyage

Une feuille de route de voyage est une représentation visuelle de toutes les étapes clé de votre déplacement. Elle présente dans les moindres détails les points stratégiques que vous parcourez pendant votre séjour. Elle prend en compte les horaires, le trajet ainsi que les objectifs spécifiques à atteindre.

Dans notre cas, notre check liste sera constitué essentiellement :

  • Des personnes que vous devez rencontrer ainsi que le motif de la rencontre;
  • Des points de rendez-vous ;
  • Des horaires prévus pour les affaires, la restauration, la pause et le déplacement.

C’est également le moment de définir les solutions de transport sur place. En effet, dès votre arrivée à l’aéroport ou à la gare, vous pouvez songer à louer un véhicule pour vos déplacements. Grâce à votre feuille de route, il est en fait plus facile de déterminer ce qui vous arrange le mieux entre le taxi, le train ou un véhicule de location.

En outre, la feuille de route est un document que vous devez garder sur vous, mais vous pouvez également en faire part à votre secrétaire ou votre patron. L’un ou l’autre pourra alors vous suivre dans votre déplacement et vous informez à temps d’éventuelles modifications.

Conseil numérique : Vous pouvez éditer et visualiser votre feuille de route de déplacement professionnel grâce à des outils gratuits dédiées en ligne. Il s’agit entre autre de Trello ou de Redmine.

Apprêter tous les documents nécessaires

Là, réside le premier avantage d’établir la feuille de route d’un déplacement professionnel. En effet, il serait dommage d’oublier un document du contrat que vous devez faire signer à votre nouvel investisseur. Ou pire, vos documents personnels sans lesquels vous ne pouvez prendre le vol.

Peut-être êtes-vous de ceux qui préfèrent organiser les documents nécessaires au voyage la veille du départ. En réalité, il est souhaitable de le faire le plus tôt possible pour éviter les attentes de dernière minute. Ainsi, grâce à votre feuille de route rassemblez et ordonnez toute la paperasse que demande votre déplacement professionnel.

Entre autres, n’oublier surtout pas vos documents personnels ou quelques bouquins pour tuer le temps.

Choisir où héberger

Le choix du logement est l’une des démarches cruciales pour établir la feuille de route de déplacement professionnel. Votre logement doit se situer au centre de vos points de rendez-vous. Il n’est pas rare que tout votre séjour se déroule dans une seule et même hôtel. C’est d’ailleurs l’un des choix les plus simples à faire.

En revanche, dans le cas où un moyen de déplacement s’impose, prenez le temps de centraliser vos allers et retours. De même, selon la durée de votre séjour et les tarifs des logements de votre destination, un appartement serait-il préférable à une chambre d’hôtel ? Y’a-t-il un restaurant ou un supermarché dans les environs ? Combien coûte un abonnement à Internet dans la zone ?

Voilà, autant de questions auxquelles doit satisfaire votre hébergement à l’étranger. Parallèlement, pensez à votre confort : le chauffage, la climatisation, l’électricité, etc.

A présent, nous avons fait le tour des éléments clé pour réussir la préparation de votre voyage professionnel. Il s’agit du briefing de voyage, les réservations de transport, la feuille de route ainsi que l’hébergement. Cependant, en tant qu’employé votre sécurité prévale sur tout ce qui peut vous emmener hors de votre cadre de vie. C’est en cela que le prochain point peut vous sauver la vie.

Souscrire à une assurance voyage

Une assurance voyage professionnel couvre les dépenses de l’assuré en cas d’incident pendant son séjour. Plusieurs scénarios sont possible notamment :

  • Des cas de bagage non réceptionné à destination ;
  • Un retard ou une prolongation du séjour entraînant une annulation du vol ;
  • Un accident de circulation ;
  • Une maladie en terre étrangère nécessitant parfois un rapatriement.

Concrètement, une assurance voyage vous permet de voyager en toute sérénité. Pour ce faire, le code du travail oblige les employeurs à souscrire à une assurance afin de protéger leurs employés dans de pareille circonstance. Pour ce, si vous n’en disposiez pas, alors, pensez-y avant de prendre l’envol.

Externaliser l’organisation de son voyage professionnel

Cette approche est de loin très pratique, car elle vous libère de beaucoup de tâche. Vous avez sans doute compris qu’organiser un voyage professionnel, n’est pas une mince affaire. Pour qu’elle réussisse vous devez veiller aux moindres détails de votre séjour. Par ailleurs, vous ne disposez pas souvent d’assez de temps pour mettre en place une feuille de route riche et précise.

Pour ce faire, une solution envisageable est de confier la préparation de votre déplacement professionnel à un travel manager. Ce dernier est un point de contact avec toutes les prestations liées aux déplacements professionnels des employés et collaborateurs d’une entreprise. En effet, sa mission est d’organiser à votre place, votre voyage professionnel et d’assurer au besoin les litiges.

Ainsi, pendant qu’il s’occupe des réservations de transport et d’hébergement, la location de voiture et l’établissement de votre feuille de route, préparez juste vos valises pour partir. Tant que tout se passe bien, vous gagnerez sans doute un temps de détente pour faire du tourisme.

Que faut-il retenir ?

Pour préparer un déplacement professionnel, national ou international, il est impératif de fixer ses objectifs spécifiques afin d’établir une feuille de route complète. Par ailleurs, une assurance voyage s’avère très indispensable pour prévenir les mauvaises surprises. Et pour vous faire assister, un travel manager est vivement recommandé. N’hésitez pas à contacter Executive Services pour en savoir plus.

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